Làm sao để tổ chức team building ý nghĩa và hiệu quả

0
85

Tổ chức team building là một xu thế khá hot trong thời gian gần đây, nhất là đối với các doanh nghiệp, việc tổ chức team building như một chương trình bắt buộc.

Các doanh nghiệp càng lớn thì càng coi trọng hoạt động này như một phần văn hóa cần thiết cho sự phát triển bền vững của mình.

Làm sao để tổ chức team building ý nghĩa và hiệu quả

Vậy hoạt động team building có ý nghĩa thế nào?

Nội dung chính

Team building là gì?

Team building là một thuật ngữ để chỉ hoạt động hỗ trợ cho các đội ngũ làm việc. Hay nói cách khác, team building là hoạt động hỗ trợ một nhóm làm việc đơn lẻ trở thành 1 đội làm việc có mục tiêu chung, đoàn kết, hỗ trợ nhau và trở thành 1 mảnh ghép quan trọng trong công việc, dự án,…

Hoạt động team building được các công ty tổ chức team building thực hiện dưới hình thức là các trò chơi. Team building games không đơn thuần mà cần có đạo cụ, các thành viên trong mỗi đội không thể một mình thực hiện mà cần phối hợp với các thành viên trong đội để giải quyết thử thách.

Với những trò chơi team building đúng nghĩa, hoạt động này mang lại rất nhiều giá trị cho cả tập thể và cho các cá nhân tham gia.

Đây như một khóa huấn luyện nhân sự ngắn dành cho các cá nhân tham gia. Nhưng khác các khóa học thông thường, với team building, các cá nhân được thực hành các hoạt động rèn luyện cho bản thân mình, các giá trị được lồng ghép trong mỗi trò chơi.

Dựa vào mỗi trò chơi đó, người chơi sẽ tự rèn luyện cho mình những kỹ năng quan trọng cho cuộc sống và công việc như: kỹ năng đàm phán, kỹ năng giao tiếp ứng xử, kỹ năng vượt khó, khả năng sáng tạo hay kỹ năng team work,…

Làm sao để tổ chức team building ý nghĩa và hiệu quả

Còn đối với các doanh nghiệp, hoạt động team building hỗ trợ doanh nghiệp trong việc huấn luyện nhân sự theo đường hướng của công ty, giải quyết các mâu thuẫn nội bộ, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và quảng bá thương hiệu công ty.

Các hình thức team building phổ biến hiện nay

Hoạt động team building khá đa dạng, có rất nhiều các hình thức khác nhau phù hợp với từng nhu cầu và quy mô tổ chức.

Tuy nhiên, có 3 loại hình team dưới đây phổ biến nhất và được nhiều đơn vị lựa chọn:

  • Team building đối kháng:

Team building đối kháng là hoạt động team building được tổ chức tại chỗ. Người chơi sẽ tập trung tại cùng 1 địa điểm, cùng tham gia các trò chơi giống nhau. Tiêu chí chấm điểm dựa vào thời gian các đội hoàn thành thử thách và kết quả đạt được.

  • Team building liên hoàn:

Team building liên hoàn yêu cầu các đội chơi phải lần lượt vượt qua các thử thách theo thứ tự liên hoàn, trong một không gian rộng. Phải vượt qua lần lượt từ thử thách 1 – thử thách cuối cùng. BTC chấm điểm dựa vào thời gian hoàn thành chặng và kết quả mỗi đội đạt được.

  • Team building chạy trạm (Amazing race):

Team building chạy trạm hay còn gọi là Amazing race là hình thức team building khó tổ chức nhất, tốn kém nhất nhưng hiệu quả đem lại tốt nhất. Amazing bắt chước một 1 chương trình truyền hình nổi tiếng mang tên “Running man” nhưng được đơn giản hóa hơn để phù hợp với team building.

Amazing được tổ chức trên 1 vùng lớn, người chơi được trang bị bản đồ, GPS, bộ đàm,…để thực hiện thử thách. Tại mỗi trạm, các đội chơi cần thực hiện thử thách để lấy được mật thư, giải mật thư và tìm ra điểm đến tiếp theo cho tới khi tìm ra được kho báu cuối cùng.

Cách thức tổ chức team building hiệu quả

Một chương trình team building thành công và hiệu quả cần có một cách thức tổ chức chỉn chu và chi tiết. Chương trình có yêu cầu càng cao thì càng cần lên một kế hoạch tổ chức chi tiết và cụ thể.

Trước hết, là người tổ chức, bạn cần nắm rõ được ý nghĩa, giá trị của team building để định hướng cho toàn bộ quá trình tổ chức của mình.

Làm sao để tổ chức team building ý nghĩa và hiệu quả

Với bất kỳ chương trình team theo hình thức nào, bạn cũng cần nắm rõ và thực hiện tổ chức theo các yêu cầu dưới đây:

Hiểu rõ chủ đề, ý tưởng và mục tiêu của chương trình

Chủ đề và ý tưởng của team building là yếu tố then chốt trong việc định hướng toàn bộ chương trình. Hay nói cách khác, ý tưởng tổ chức team building như kim chỉ nam cho toàn bộ các công việc sẽ triển khai khi tổ chức chương trình.

Chủ đề team building là sẽ thể hiện trên bề nổi của chương trình. Ví dụ chủ đề chương trình sẽ được thể hiện trên backdrop team building hay banner, slogan,…

Một số chủ đề phổ biến của team building như: “Kề vai sát cánh”, “Together We Can”, “We are Family”,…

Còn đối với ý tưởng team building, yếu tố này quyết định tới việc chọn địa điểm nào, chơi theo hình thức team building nào, chơi những trò gì để thể hiện và làm nổi bật được ý tưởng đó. Ý tưởng cũng là phần bao trùm lên toàn bộ chương trình, có thể ảnh hưởng tới việc chọn trang phục chơi, đạo cụ, màu sắc chơi.

Ví dụ một số ý tưởng thú vị như: Chơi team building theo ý tưởng “Bộ lạc”, Team building theo ý tưởng “Cướp biển”,…

Ngoài việc lựa chọn chủ đề và ý tưởng chương trình, xác định mục tiêu cũng là yếu tố quan trọng khi tổ chức.

Team building có rất nhiều giá trị và mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, ở mỗi trò chơi, điều cần thiết là xác định rõ giá trị cốt yếu mà doanh nghiệp của bạn hướng tới. Giá trị đó có thể là Tinh thần đoàn kết nội bộ, Kỹ năng teamwork,…Khi đã có mục tiêu chính cho chương trình, người tổ chức sẽ chọn được trò chơi phù hợp để đạt được giá trị tối đa nhất cho chương trình.

Có bản kế hoạch cụ thể cho chương trình

Kế hoạch team building bao gồm ngày giờ tổ chức, địa điểm, số lượng và kinh phí dự trù tổ chức cho chương trình.

Người tổ chức cần khảo sát hoặc có 1 buổi họp với những người có liên quan để đưa ra được những hạng mục này cho chương trình.

Khi đã có kế hoạch cụ thể, đừng quên đặt dịch vụ với các đối tác cung ứng như: nhà xe, khách sạn, nhà hàng, công ty tổ chức team building,…Với những hạng mục có chi phí cao, có thể sẽ cần đặt cọc từ 50 – 100% cho chi phí để đảm bảo giữ chỗ cho mình. Cần cân nhắc trước khi quyết định chọn dịch vụ để đảm bảo mọi vấn đề được diễn ra theo đúng dự kiến.

Lên kịch bản chi tiết chương trình

Kịch bản là yếu tố quan trọng nhất cho chương trình team building. Việc lựa chọn hay thiết kế kịch bản dựa vào chủ đề, ý tưởng, mục tiêu, địa điểm và cả kinh phí cho chương trình.

Kịch bản chương trình không chỉ là liệt kê các trò chơi team building mà là kịch bản của cả chương trình từ khi bắt đầu thực hiện tới khi kết thúc.

Trong kịch bản, bạn nên để người thực hiện chính các phần để đảm bảo có người chịu trách nhiệm trong trường hợp xảy ra phát sinh, đồng thời có timeline cụ thể để dễ kiểm soát chương trình.

Lên kịch bản càng chi tiết, cụ thể sẽ càng giảm thiểu rủi ro phát sinh cho chương trình.

Lập team tổ chức và phân công công việc cụ thể.

Yêu cầu này thường bị nhiều người bỏ qua và nghĩ không cần thiết, nhưng đây là yêu cầu quan trọng giúp giảm thiểu mức rủi ro xuống tối đa.

Cần có 1 team phụ trách chính chương trình và 1 người leader bàn giao và kiểm soát team của mình. Bạn có thể chọn những ai đã từng tham gia team building, có kinh nghiệm ít nhiều về việc xây dựng tổ chức hay có các mối quan hệ về các đối tác cung ứng dịch vụ. Đừng làm 1 mình, chương trình thất bại có khả năng rất cao.

Ngoài ra, người leader khi giao việc cũng cần có 1 bảng giao việc cụ thể, phân chia công việc rõ ràng và có dealine để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng hạn.

Những lưu ý khi tổ chức team building

Tổ chức team building là một việc không quá khó nhưng cũng không đơn giản. Nếu không cẩn thận có thể dẫn đến thất bại hoặc thậm chí “tiền mất tật mang”. Dưới đây là 5 lưu ý mà bất cứ nhà tổ chức nào cũng cần nhớ rõ để giảm thiểu rủi ro cho chương trình.

1.Có 1 cuộc họp thống nhất kế hoạch tổ chức

Nhiều công ty muốn tổ chức chương trình sẽ giao nhiệm vụ cho một vài người đảm nhiệm, nhưng khi chương trình diễn ra lại không hài lòng. Điều này mang đến một áp lực rất lớn cho người tổ chức.

Để chắc chắn mọi vấn đề, hãy xin 1 cuộc họp nội bộ công ty hoặc những cán bộ có trách nhiệm để đưa ra những thống nhất chung về: Địa điểm, thời gian, trò chơi team building, các dịch vụ bổ sung như: Sự kiện, Gala,…và kinh phí cho chương trình.

Một sự thật cho những người tổ chức là không thể làm hài lòng tất cả mọi người. Vì thế, hãy có cơ sở rõ ràng cho việc tổ chức của mình để đảm bảo quyền lợi cho bản thân người tổ chức.

2. Mc là nhân sự quan trọng và cần chú trọng nhất trong chương trình

Nhiều người coi nhẹ phần MC, quản trò team building mà không biết rằng Người MC chính là linh hồn của mọi sự kiện. Chương trình của bạn có nhiệt hay không, hấp dẫn hay không, gắn kết người chơi hay không quyết định bởi 50% là người MC.

Chính vì thế, hãy chọn một người MC tốt, có nghiệp vụ, có kỹ năng và kinh nghiệm để đảm bảo cho bạn một chương trình team như ý muốn. Nếu có thể, hãy xem qua những clip, profile của MC để chắc chắn việc lựa chọn của mình.

3. Có dự trù phát sinh

Bản kế hoạch hay kịch bản chương trình được gọi là phần lý thuyết, còn thực tế là quá trình chương trình được diễn ra. Nếu không có dự trù cho phát sinh hay rủi ro sẽ rất khó nếu như thực tế chương trình gặp phải.

Những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình tổ chức như: thời tiết, đối tác cung ứng dịch vụ không đúng yêu cầu, người chơi không nhiệt tình,…

Trước khi tổ chức, hãy làm một bảng các rủi ro có thể phát sinh, cùng với đó là cách giải quyết cụ thể cho các rủi ro đó. Việc này sẽ giúp bạn chủ động trong mọi tình huống.

4. Khảo sát địa điểm và dịch vụ tổ chức

Với những địa điểm quen thuộc bạn đã từng đến thì việc này sẽ không quá cần thiết. Nhưng với những điểm tổ chức mới hay các đoàn có quy mô lớn, việc này là thực sự cần thiết để chắc chắn địa điểm này phù hợp.

Bạn cần khảo sát qua sân chơi team building, các dịch vụ liên quan như khách sạn, nhà hàng đảm bảo đúng những gì theo dự kiến. Có thể khảo sát trước từ 3 ngày hoặc lâu hơn để nếu có gì phát sinh ngoài ý muốn, còn có thời gian xử lý trước khi chương trình được diễn ra.

5. Có hợp đồng cụ thể với các bên liên quan

Một lưu ý nữa dành cho những người lần đầu tiên tổ chức team building hay lần đầu làm với các đối tác mới là mọi vấn đề cần được chốt trên giấy tờ, bằng chứng, nhất là những vấn đề liên quan tới tài chính. Càng minh bạch, rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng quản trị rủi ro.

Cách thức tổ chức team building hiệu quả đã được rất nhiều đơn vị chia sẻ những không phải bài nào cũng mang lại cho bạn những kiến thức hữu ích. Hy vọng Sài Gòn Team Building sẽ giúp bạn có cái nhìn kỹ hơn về team building và hiểu được phương thức tổ chức team building hiệu quả và thành công.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here